Obsah článku
- O klientovi
- Výzvy
- Riešenie
- Výsledok
O klientovi
Ordinácia dentálnej hygieny Perios Jany Norkin, DiS. sa špecializuje na dentálnu hygienu a svojim pacientom ponúka bezbolestné komplexné ošetrenie a špecializovanú liečbu parodontálnych problémov nechirurgickou cestou. Ako prevádzkovateľka každej dentálnej ordinácie však začala narážať na problémy s objednávaním pacientov, ich neučasťou na plánovanej návšteve a časovo náročnou administratívou spojenou s prijímaním nových pacientov.
Výzvy
1. Efektívny manažment objednávania pacientov
Z bežnej praxe vieme, že dentálne hygieničky nemajú recepčnú ani sestru. Všetky hovory pacientov, ktorí sa chceli objednať, tak musela vybavovať sama hygienička. Počas ošetrovania však hygienička nemohla prijímať hovory, čo často viedlo k strate pacienta. Na jeho znovuzískanie musela hygienička po pracovnej dobe obvolávať zmeškané hovory a objednávať pacientov. Tento proces bol nepríjemný a časovo náročný ako pre pacienta, tak aj pre dentálnu hygieničku.
Pacient sa môže jednoducho objednať na termín z aplikácie Iklient
2. Zníženie počtu pacientov, ktorí neprišli na objednané ošetrenie.
Dlhodobo sa pri prevádzke ordinácie dentálnej hygieny stretávame s problémom objednaných pacientov, ktorí nedorazia na plánovanú návštevu. Dentálna hygienička má potom problém nájsť náhradníka na tento čas.
V tomto prípade mesačne nedorazilo na dohodnutý termín v priemere 6-8 pacientov. To robilo stratu čo činilo stratu približne 794 € a predlžovalo objednávaciu lehotu iných pacientov, ktorí by dorazili včas.
Riešenie
Riešenie týchto neľahkých výziev, ktoré trápia väčšinu prevádzkovateľov dentálnej hygieny, bolo ľahké zvládnuť vďaka nástrojom ordinačného softvéru XDENT.
1. Online objednávanie na stránkach ordinácie
Riešením prvej výzvy bol formulár s objednávacím formulárom, ktorý sme umiestnili priamo na webové stránky klienta. Náš komplexný softvér bol s týmto formulárom prepojený a všetky zmeny sa automaticky prenášali do systému. Pacienti sa tak mohli objednať kedykoľvek a dentálna hygienička nemusela po pracovnej dobe obvolávať zmeškané hovory. Kalendár sa jej navyše plnil automaticky.
2. Automatické SMS pripomienky pre pacientov
Problém so zmeškanými schôdzkami sme vyriešili pomocou automaticky odosielaných SMS pripomienok. Software pre stomatológiu a dentálnu hygienu XDENT tieto upomienky posielal automaticky bez potreby manuálneho nastavovania hygienistkou.
Celkovú kvalitu služby ešte zvyšuje možnosť potvrdenia termínu zo strany pacienta pomocou SMS odpovede na pripomienku termínu. Tá sa priamo prepíše do kalendára dentálnej hygieničky. Počet pacientov, ktorí neprišli na objednanú schôdzku, sa tak rapídne znížil.
V prípade, že sa pacient ospravedlnil, má hygienička dostatočný čas na to nájsť náhadníka v tzv. čakacej listine, ktorú XDENT tiež ponúka.
3. Zrýchľovanie administratívy pomocou elektronických formulárov
Vďaka službe XDENT TABLETS mohli pacienti vyplniť všetky dotazníky elektronicky pomocou tabletu v čakárni a pomocou biodynamického podpisu rovno potvrdiť. Všetky informácie sa po vyplnení a podpise automaticky preniesli do softvéru XDENT, čo umožnilo dentálnej hygieničke okamžite začať s ošetrením pacienta.
Elektronický formulár tiež zjednodušil samotné vyplňovanie dôležitých údajov. S XDENT tak hygienistka má istotu, že:
- Sú všetky povinné políčka vyplnené správne
- Dostane automatickú pripomienku k znovuvyplneniu formulára (napr. pri aktualizácii informácií od pacienta)
- Že si môže predvyplniť určité polia a vytvoriť rýchlu rozbaľovaciu ponuku (napr. liekov).
Dentálna hygienička môže pacientovi zdieľať fotky a videá priamo z aplikácie XDENT.
Ordinácia dentálnej hygieny mohla svojim pacientom ponúknuť aj klientsku zónu s podpísanými formulármi a zdieľať liečebné plány, inštruktážne fotky a videá natočené priamo v ordinácii. Pacienti mali možnosť zdieľať s ordináciou aj ďalšie potrebné dokumenty ako sú napríklad röntgenové snímky od lekára.
Výsledok
Aký bol výsledok našej spolupráce? Vyriešením týchto výziev sa:
- počet pravidelne nechodiacich pacientov znížil na 1-2 mesačne
- hygienistke podarilo zamedziť stratám vo výške cca 595 €
- časová náročnosť administratívnych úkonov sa znížila o 20 minút na každé ošetrenie
- znížil každodenný stres spojený s plánovaním stretnutí a obvolávaním pacientov
- sa zjednodušila komunikácia s pacientmi, ktorí boli so službami spokojnejší